MICROSOFT EXCEL 2010
La nueva versión de Microsoft
Office 2010, contiene también un programa de administración y creación de
libros de cálculo, que hacen más fáciles y agradables a las tareas de realizar
hojas de cálculo con formatos profesionales, gráficos y formulas con efectos
de 3D.
==INTRODUCCIÓN A LAS HOJAS DE
CÁLCULO.
Las hojas de cálculo son el
equivalente electrónico de las hojas de tabulares que utilizan los contadores,
llamadas libros de contabilidad. Están estructuradas en columnas y renglones (o
filas) que permiten registrar datos y formulas en cada una de las
intersecciones, denominada celdas. Estas herramientas de cálculo cuentan con
una amplia diversidad de características y facetas que convierten el trabajo
con número en una cómoda y sencilla rutina.
Al mismo tiempo que las primeras
computadoras personales, se desarrollan una serie de programas o software para
el procesamiento de texto y para muchas otras aplicaciones de dibujo y de
cálculo matemático. Una de las que más contribuyó a la comercialización masiva
de las computadoras personales compatibles con la tecnología PC y IBM, fue, sin
lugar a dudas, la hoja de cálculo.
En Octubre de 1979, dos
estudiantes de la universidad de Harvard: Dan Bricklin y Bob Frankston, crean
la compañía “Software Arts. Inc.”, e inventan la primera de cálculo a la cual
denominaron “VisiCalc”, por las siglas “VISIble CALculator. Esta primera
aplicación de cálculo numéricos fue diseñada para “correr” en la computadora
personal Apple II, con 64Kb de memoria RAM, por lo que esta popularizó entre
los usuarios personales y las pequeñas empresas, que encontraban en este tipo
de sistemas, una útil herramienta para llevar acabo sus operaciones numéricas
de manera rápida y confiable.
==INTRODUCCIÓN A MICROSOFT EXCEL 2010.
Microsoft Excel 2010 es una
herramienta de calculo que facilita la creación de documentos conocidos como
hojas de cálculo, que más bien deben llamarse libros de cálculo por que
incluyen varias hojas de cálculo en un solo archivo. Introduciendo los datos en
las celdas y mediante unas cuantas fórmulas, puede realizar cálculos complejos
de manera rápida y automatizada, con la posibilidad de gratificarlos para producir
documentos claros y profesionales.
La primera vez que se utiliza una
aplicación de este tipo, parece que se trata de algo muy complejo,
especializado y difícil de comprender, lo cual no representa la realidad.
Si bien se requiere bastante
cuidado al manipular los números en una hoja de cálculo, también es cierto que
se debe poner la misma atención cuando esas operaciones se realizan de la
manera primitiva, usando papel, lápiz y calculadora, lo que a la larga puede resultar
lento, tedioso y no muy confiable.
Como todas las aplicaciones de
Office, también Excel se puede iniciar de diversas maneras.
==INTERFAZ DE
USUARIO ORIENTADA A RESULTADOS.
La pantalla de edición en todas
las herramientas de Office, desde las primeras versiones hasta la 2003, excepto
por pequeños cambios o adiciones, siempre ha sido prácticamente igual en cuanto
a estructura y manejo. La interfaz de Excel también mantuvo siempre una
uniformidad, lo que le hizo ser considerada como el estándar en programas de
hojas de cálculo.
La nueva interfaz de Excel rompe
con los paradigmas de todas las versiones anteriores y pone a la vista todas
las herramientas que se requieren para crear, editar y dar formato a una hoja
de cálculo. Office ofrece fichas y cintas de opciones contextuales que aparecen
sólo cuando se les necesita, por esta interfaz se conoce como “orientada a
resultados”.
==LAS
CINTAS DE OPCIONES.
Para ver todos los comando de Excel hay que pulsar en las
fichas que se encuentran en la parte inferior de la barra de título. Al hacerlo
se muestran las bandas o cintas de opciones que contienen comando asociados
con el nombre de la ficha, agrupados por categorías.
Ø Ficha
archivo:
Contiene todos los
comando que afectan al archivo que se está editando, además de las opciones de
ayuda y configuración.
Ø
Ficha inicio:
Igual que de las de las otras aplicaciones,
esta cinta de opciones contiene los comandos de edición y formato que se
encuentran en las barras de herramientas Estándar y Formato de las versiones
anteriores de Excel, además incluye una galería de estilos para aplicar a las
celdas, las funciones para ordenar datos y el comando Buscar y Seleccionar.
Ø
Ficha de Insertar.
Contiene comandos para insertar en el
documento tablas dinámicas; diferentes tipos de ilustraciones; gráficos
dependientes de los valores de los datos; hipervínculos, cuadros de texto,
encabezados y pies de página, objetos, etc.
Ø
Ficha diseño de página:
Comandos que permiten configurar el
documento; asignar formatos predefinidos; ajustes al área de impresión y
organizar los objetos que se insertan en
la hoja.
Ø
Ficha formulas:
Herramienta para insertar las funciones
predefinidas de Excel; administrar nombres de rangos; auditar y evaluar
formulas; configurar opciones de cálculo y modificar las funciones de cálculo.
Ø
Ficha datos:
Permite obtener datos externos; dar
seguimiento a todas las conexiones de las hojas con otras hojas o fuentes de
datos; ordenar y filtrar datos; consolidaciones y validaciones de datos y
definición de esquemas.
Ø
Ficha revisar:
Comando de revisión ortográfica, sinónimos y
traducción; inserción y eliminación de comentarios, con la opción de entradas a
lápiz, seguimiento y control de cambios y protección de documentos
Ø
Ficha vista:
Para cambiar las vistas del documento;
mostrar u ocultar reglas, la barra de fórmulas, líneas y cuadriculas; ampliar o
reducir la vista del documento; administración de las ventanas y creación de
macro-instrucciones.
Ø
Ficha complementos:
Algunas veces, cuando al instalar aplicaciones que funcionan como
complementos de Microsoft Office, se crea una nueva cinta de opciones, que ofrece
herramientas adicionales como Herramientas del estudiante.
==LAS
CINTAS DE OPCIONES.
Estas fichas muestran comandos específicos para
aplicar al objeto seleccionado. Al seleccionar o ubicar el curso de una celda
que forma parte de una tabla, aparecen las herramientas de tabla con la cinta
de opciones, que contiene gran cantidad de comandos que permiten modificar las
propiedades y el diseño de la tabla seleccionada.
v
Ficha de archivo:
Es
de los elementos más importantes de las aplicaciones de Office, porque la vista
que se abre, se encuentran todas las herramientas que afectan a los archivos
como guardar como, abrir, información, reciente, nuevo, imprimir, guardar y
enviar, etc.
==LAS
CINTAS DE OPCIONES.
Excel 2010 también ofrece muchas nuevas
opciones y características que se pueden configurar en el cuadro de dialogo
Opciones de Excel. En el cuadro de Dialogo Opciones de Excel se configuran las
opciones pulsan con las fichas de la izquierda: General, Formulas Revisión, Guardar,
Idioma, Avanzadas, Personal de cintas de opciones, Barra de herramientas de
acceso rápido y complementos.
La Ficha centro de confianza ofrece información
sobre la seguridad y privacidad que ofrece Microsoft y permite configurar
diversos aspectos del Centro.
Para abrir este cuadro de dialogo hay que impulsar
a la ficha y seleccionar el comando Opciones. Difícilmente encontrará cosas que
cambiar, ya que los desarrolladores de Excel han tomado en cuenta las
sugerencias de miles de personas que probaron las versiones Beta y las
funciones más usuales son las que están seleccionadas; hasta los idiomas
activos y el predeterminado se encuentran ya activados.
La imagen muestra las configuraciones para las fórmulas
que se utilizaran en las hojas de cálculo. Estas son complicadas de entender,
sobre todo si es usuario nuevo de este tipo de programas de cálculo, por lo
general que no es recomendable ni mover las que se encuentran activas, ni
activar alguna de las que se encuentran sin seleccionar, porque después podría no
comprender el funcionamiento normal del programa. Por ejemplo, si activa el
Estilo de Referencias F1C1, las celdas se identifican por el número de la fila
y la columna que lo componen, peor tal vez la hoja de cálculo que realice no
sean entendidas por toda la gente: la celda C17 seria F17C3.
Por ejemplo, cuando se insertan datos en las
celdas y la fija pulsando la tecla generalmente del cursor va a la celda
inferior por que el programa supone que usted va a seguir escribiendo hacia
abajo. Si cambia la dirección en las Opciones de edición, al pulsar la tecla el
cursor ira hacia donde usted lo ha configurado.
Si los símbolos de separación de millares se
encuentran configurados como se utiliza en E.U o en México, las cantidades numéricas
con separación de millares aparecerán de la siguiente manera: 3, 287,128.00 y
las de moneda serán $283,004.50.
Para volver al estilo de E.U o al de
México, simplemente vuelve a activar la casilla de verificación Usar
separadores del sistema de la sección avanzada en el cuadro de dialogo Opciones
en Excel. Automáticamente las cantidades vuelven a su formato original.
En los grupos mostrar opciones para este
libro y mostrar opciones para esta hoja se desactivan las opciones Mostrar barras
de desplazamiento vertical, mostrar fichas de hojas, mostrar encabezados de
filas y columnas y mostrar líneas de división.
Si todavía necesita más, es decir, desaparecer
la barra de fórmulas en el grupo Mostrar de la cinta opciones Vista, puede desactivar
la casilla de verificación Barra de fórmulas.
El tamaño de la página, los márgenes y la posición de
la página se configuran en la cinta de opciones Diseño de pág. Ya sea pulsando directamente
en los botones Márgenes, Orientación y tamaño del grupo configura página, o
directamente en el cuadro de dialogo Configurar pág. Que aparece al pulsar en
el botón iniciador de cuadros de dialogo.
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